Cartões Virtuais: Guia para simplificar os pagamentos comerciais

Do e-commerce ao pagamento por aproximação (tap-to-pay) e às transações entre pessoas físicas, os pagamentos do dia a dia foram, em grande parte, digitalizados. Mas os pagamentos entre empresas (B2B) — mais complexos, frequentemente envolvendo mais autorizações e supervisão e, em muitos casos, valores mais altos — tem levado mais tempo para se atualizar. Métodos trabalhosos como transferências bancárias e, especialmente nos EUA, cheques em papel, ainda dominam, mas são propensos a erros e relativamente lentos.

1. que não existe fisicamente como tal, mas é criado por software para parecer que existe.
2. que é realizado, acessado ou armazenado por meio de um computador, especialmente através de uma rede.

Para acompanhar o ritmo nesta era de experiências instantâneas e validação imediata, empresas de todos os tipos estão recorrendo aos cartões virtuais para levar a facilidade, a segurança e a eficiência da digitalização para suas operações. Então, o que são exatamente os cartões virtuais e como eles funcionam?

O que são cartões virtuais?

Os cartões virtuais são uma opção de pagamento crescente nos pagamentos B2B. São números de cartão temporários, gerados aleatoriamente e vinculados a uma conta de financiamento que possui uma linha de crédito estabelecida. Normalmente, eles são usados para uma transação específica ou por um período de tempo determinado. Frequentemente, são integrados a sistemas de contabilidade, planejamento de recursos empresariais (ERP) e gestão de despesas para otimizar os processos de back-office, incluindo a automação da reconciliação.

Qual a diferença entre os cartões virtuais e os cartões de pagamento tradicionais?

A diferença dos cartões virtuais é que não existe um cartão físico, mas, de resto, eles funcionam de maneira semelhante para compras, com um número de cartão de 16 dígitos, uma data de validade e um código CVC de três dígitos. Alguns cartões virtuais podem até ser adicionados a carteiras digitais para a funcionalidade de pagamento por aproximação (tap-to-pay), assim como as versões digitais dos cartões de crédito ou débito de consumidores.

Como funcionam os cartões virtuais?

Os cartões virtuais funcionam como os cartões de pagamento tradicionais, mas as empresas que os utilizam têm mais controle sobre os gastos. Elas podem personalizar parâmetros, e os cartões podem ser vinculados a unidades de negócio ou projetos específicos para melhorar o monitoramento, a conciliação e a gestão de faturas.

Os cartões virtuais podem ser gerados instantaneamente para uso em pagamentos online — sem precisar esperar o cartão físico chegar pelo correio.

Quais são alguns dos controles oferecidos pelos cartões virtuais?

Os cartões virtuais oferecem às empresas a oportunidade de personalizar os controles de gastos, incluindo limites de orçamento, o período de tempo em que podem ser usados — um dia ou uma semana, por exemplo — e onde o cartão pode ser utilizado, designando estabelecimentos específicos ou apenas certos códigos de categoria de comerciante (merchant codes). Por exemplo, um cartão virtual emitido para cobrir os custos de um jantar com um cliente não poderia ser usado para comprar uma roupa nova no shopping center próximo.

Quais são os benefícios dos cartões virtuais?

Os benefícios dos cartões virtuais são os mesmos dos cartões de plástico – conveniência e segurança, para citar alguns – mas, além disso, eles também oferecem controles de gastos e mais flexibilidade através de novos casos de uso para pagamentos.

Essas vantagens se aplicam a ambos os lados das transações comerciais. Para os lojistas ou fornecedores, aceitar cartões virtuais pode trazer certeza de pagamento e ajudar a reduzir o prazo médio de recebimento (days sales outstanding), que se refere ao número médio de dias que uma empresa leva para receber o pagamento por uma venda e é um indicador do capital de giro.

Diferente dos cheques tradicionais, que ainda são comumente usados em pagamentos entre empresas (B2B) nos EUA e geralmente levam pelo menos um dia útil para serem compensados, os pagamentos com cartão virtual são liquidados quase que imediatamente, acelerando o fluxo de caixa. Os lojistas também se beneficiam de dados de pagamento mais detalhados, o que pode ajudá-los em sua jornada para a conciliação automatizada.

Para os compradores, os controles dos cartões virtuais são cruciais, reduzindo desvios no orçamento (creep in budgets) e garantindo que os fundos sejam gastos adequadamente. Além disso, os cartões virtuais reduzem o risco de fraude ou uso indevido, pois só podem ser autorizados sob parâmetros específicos, após os quais o número é desativado. Eles também podem oferecer um monitoramento mais detalhado, já que o número de cartão único usado em cada transação permite que ela seja rastreada com mais precisão, e uma conciliação mais fácil, porque os dados adicionais permitem uma correspondência exata de cada pagamento (one-to-one payment match).

Alguns cartões virtuais também podem converter moedas em tempo real, o que pode ser vantajoso para empresas com cadeias de suprimentos internacionais. Para ampliar os casos de uso dos cartões virtuais para além dos pagamentos online e por telefone, os cartões virtuais móveis — nos quais o cartão é armazenado em uma carteira digital e usado para pagamentos por aproximação — trazem a facilidade dos pagamentos de varejo com um simples toque (tap-to-pay) para as transações corporativas.

Por que as empresas usam cartões virtuais?

As empresas usam cartões virtuais em um número cada vez maior de situações — em qualquer lugar onde haja necessidade de maior eficiência, controle, flexibilidade e segurança. Apresentamos a seguir algumas das maneiras pelas quais a Mastercard está disponibilizando os benefícios dos cartões virtuais para uma ampla e crescente gama de setores.

Contas a pagar

Muitas empresas gerenciam milhares de fornecedores e dezenas de milhares de faturas. Os cartões virtuais, que incluem dados de pagamento detalhados (rich payment data), podem melhorar o fluxo de caixa para ambos os lados da transação, pois oferecem pagamento mais rápido e conciliação mais simples ao conectar pedidos, faturas e o status dos pagamentos. Isso, por sua vez, pode fortalecer o relacionamento entre compradores e fornecedores. Os dados de cada transação vinculados a cada cartão virtual — incluindo data, valor, item e o estabelecimento comercial — podem ser inseridos automaticamente em um sistema de contas a pagar, sem a necessidade de digitação manual, que é tediosa e propensa a erros, para permitir maior eficiência e precisão.

Viagens corporativas

As viagens de negócios se recuperaram, mas muitas empresas ainda enfrentam processos de despesas e reembolsos complexos e desatualizados. Os cartões virtuais podem ser usados para reservar viagens e cobrir o custo de entreter clientes, com controles personalizados para gerenciar gastos e uma conciliação de despesas fluida (seamless) com dados aprimorados. E com os cartões virtuais móveis, viajantes frequentes (frequent flyers) e "guerreiros da estrada" (road warriors) podem simplesmente pagar por aproximação em hotéis, refeições ou despesas imprevistas (incidentals) onde pagamentos sem contato são aceitos.

Os cartões virtuais móveis possuem uma camada adicional de segurança chamada tokenização: qualquer cartão armazenado em uma carteira digital emprega uma técnica de criptografia que substitui o número da conta do cartão por um número de cartão alternativo, chamado de token. Dessa forma, os detalhes reais da conta nunca são compartilhados durante uma transação.

Dependendo da política da empresa, os viajantes a negócio equipados com cartões virtuais podem não precisar mais guardar pilhas de recibos físicos. Os cartões virtuais também eliminam a necessidade de pagar com um cartão pessoal e aguardar o reembolso.

Os cartões virtuais também podem ser emitidos para candidatos a vagas de emprego para cobrir despesas durante o processo de recrutamento, ou para pagar por despesas de mudança ou moradia temporária para funcionários que estão se realocando.

Feiras, eventos e conferências

Para organizadores de eventos, pode ser difícil gerenciar os orçamentos de muitos projetos e fornecedores ao mesmo tempo — e é fácil os custos saírem do controle. Os cartões virtuais podem simplificar os pagamentos e os relatórios, e ajudar a manter os eventos dentro de um orçamento específico por meio de controles, ao mesmo tempo que ainda oferecem a flexibilidade de adicionar verba a um orçamento, se necessário.

Saúde e Seguros

Qualquer pessoa que tenha ido a um médico nas últimas décadas sabe que o faturamento de despesas médicas é complexo e lento. Não é diferente para o consultório médico ou hospital que lida com aprovações e pagamentos de sinistros. Os prestadores de serviços de saúde frequentemente enfrentam gargalos na liquidação de sinistros com as seguradoras devido aos sistemas legados, com excesso de papel, que atrasam os pagamentos, gerando desafios de fluxo de caixa e aumentando os custos de empréstimos. Ao incorporar os cartões virtuais nas plataformas de processamento de sinistros que conectam as seguradoras aos prestadores de saúde, todos se beneficiam com pagamentos mais rápidos, maior visibilidade do status do sinistro e uma conciliação mais fácil.

Gestão de Frotas

Para gestores de frotas que procuram maneiras de gerenciar os custos de combustível e manutenção e garantir que os motoristas estejam seguindo a política da empresa, os cartões virtuais móveis podem ser vinculados a um veículo específico para rastrear o uso de combustível, por exemplo, ou até mesmo a postos de gasolina específicos com os quais a empresa tem parcerias preferenciais. Os dados detalhados da transação podem ajudar os gestores de frotas a tomar decisões mais informadas, incluindo maneiras de reduzir o custo do combustível, gerenciar motoristas e otimizar rotas.

Como as empresas podem integrar os cartões virtuais em seus sistemas?

As empresas podem emitir os cartões virtuais diretamente através de seu banco emissor, mas para obter o máximo benefício, elas podem trabalhar com seus fornecedores de software de tecnologia para integrar os cartões em suas plataformas de negócios digitais, como sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou de compras (procurement), o que pode acelerar e simplificar ainda mais sua forma de trabalhar. Incorporar os pagamentos a essas plataformas pode reduzir o atrito e os custos de transação, além de oferecer mais dados e insights, serviços de valor agregado e até mesmo a capacidade de acessar crédito e financiamento.

Quando os cartões virtuais são acessados através das ferramentas que uma empresa usa no dia a dia, o pagamento pode se tornar uma extensão natural de suas operações. Gerenciar pagamentos B2B costumava exigir a alternância entre múltiplas plataformas de negócios, mas a incorporação de cartões virtuais abre as portas para novas e mais convenientes experiências, onde os pagamentos são perfeitamente integrados às plataformas em torno das quais as empresas organizam seus negócios.

O que você deve procurar ao selecionar um provedor de cartão virtual?

Ao selecionar um provedor de cartão virtual, procure pela capacidade de integração com os sistemas existentes, amplo alcance, controles de cartão robustos e uma ótima experiência de ponta a ponta para o usuário.

Uma das maiores vantagens dos cartões virtuais é a capacidade de serem incorporados aos fluxos de trabalho existentes de uma empresa, como os sistemas que utilizam para contabilidade, tesouraria ou compras. Ao selecionar um provedor com muitas integrações de software, as empresas podem facilmente trazer os cartões virtuais para suas ferramentas atuais para destravar eficiências e melhorar os processos de back-office.

Procurar por provedores com amplas redes globais de aceitação de cartões também é importante para otimizar os locais onde as empresas e seus funcionários podem usar seus cartões virtuais. Com mais cartões virtuais sendo habilitados para carteiras digitais, é importante considerar um provedor com uma grande presença global de estabelecimentos que aceitam pagamento por aproximação (contactless).

Também é importante escolher os controles disponíveis com base nas necessidades de um negócio. Por exemplo, se uma empresa busca melhorar a conformidade em viagens e entretenimento (T&E) e garantir que os funcionários permaneçam dentro de um limite de gastos enquanto viajam a negócios, considere priorizar um provedor que ofereça controles de despesas robustos.

Selecionar um provedor que permita que as transações com cartão virtual sejam processadas diretamente para seu banco ou adquirente — sem a necessidade de analisar e-mails manualmente, um processo lento, manual e propenso a riscos — também é fundamental. A capacidade de oferecer uma experiência de pagamento de ponta a ponta que seja rápida e segura é para onde o futuro dos pagamentos B2B está caminhando.